Skip to content

Project Office Medewerker

België, Vlaams Gewest, Antwerpen - HerentalsTechnology Services

THE BEST VERSION OF YOU 👍

Pak uit met je administratief vernuft!
Als voorvechter en vormgever van kwaliteitsnormen zorg je voor de puntjes op de i én voor de X-factor in project administratie/documentatie.
Ben jij onze ongeëvenaarde Project Office medewerker?
Dan zijn dit je voornaamste kenmerken:

  • Je bent een teamspeler die transparant communiceert en stakeholders weet te overtuigen.
  • Je bent flexibel, dienstvaardig en koelbloedig. Zo help je anderen beter functioneren.
  • Op je knappe kop passen verschillende petten. Je draagt ook een speciale bril: eentje met helikopterzicht. Daarmee bewaak je voortgang van werk dat op de plank ligt.
  • Je werkt vlot met de MS Office tools en hebt affiniteit met of interesse in applicaties zoals Confluence, Jira, Sharepoint, O365, Azure Devops.
  • Je hebt heel goede kennis van Nederlands, Frans en Engels.
  • Je hebt een bachelor/master diploma aangevuld met min. 5 jaar ervaring.

Wie je bent vormt je eigen X-factor:

  • Je bent een administratief en analytisch wonder.
  • Je bent nauwkeurig en hebt een onuitputtelijke drang naar kwaliteit.
  • Je bent sociaal, assertief én stressbestendig.
  • Je bent een voorbeeld in het uitdragen van onze DRIVE-waarden.

YOUR DAILY ADVENTURE 🤠

Je krijgt het vertrouwen van de directie en teamleden. Dit verwachten zij van jou:

Project/bid office administratie

  • Je mag mee de nieuwe interne website van onze Project Office opzetten en beheren. Onder meer de Project Management Templates zul jij daarin beheren.
  • Je maakt projecten aan in onze systemen, verzamelt alle project onepagers, voegt ze samen en volgt ze op.
  • Je ondersteunt de PM’s bij meetings en onderhoudt de projectbestanden (meeting minutes, PID,…)
  • Je doet regelmatige kwaliteitscontroles van onze projecten aan de hand van een checklist.(is er een stuurgroep gevormd, zijn er project team meetings georganiseerd, zijn er meeting minutes, is er een risk log, zijn de lessons learned beschreven,…)
  • Je verzamelt alle project actuals (tijdsregistraties, facturatie, … )
  • Je ondersteunt het Bid Team met je administratief talent. Je werkt mee aan het uitschrijven en indienen van offertes. Je proactieve input en ideeën voor het creëren, beheren en bewerken van templates en standaardteksten worden zeer luid toegejuicht.

Portfolio Management, Capacity Planning en kennisdeling

  • Je beheert de portfolio aan projecten die in de divisie worden gedaan, maakt en onderhoud het portfolio rapport, organiseert portfolio board meetings en documenteert de beslissingen.
  • Samen met de resource managers volg je capaciteitsplanning op en hou je een oogje in ’t zeil wat de ingevulde timesheets betreft, geplande vakanties, afwezigheden,… Ook de contract afspraken met externe medewerkers ontsnappen niet aan je aandacht.
  • Je mag je organisatietalent bovendien loslaten op het organiseren van kennisdeling binnen het Project Office. “Think” gerust “out of the box” ;)

Er zit meer in een Xylos-job dan je denkt.

  • Een écht moderne werkplek. Dat betekent ook een warme, menselijke werksfeer waar jouw dagelijkse beleving centraal staat. Xylos is jouw thuishaven.
  • Uitdagende projecten met het beste dat technologie te bieden heeft en een groeiplan op maat van jou en je loopbaanambities.
  • Een aantrekkelijk salaris aangevuld met een resem voordelen: thuis-, internetvergoeding, groeps- en hospitalisatieverzekering, bedrijfsrestaurant, …
  • We bieden ook een atypisch bonuspakket. Dat kan je netto cashen én spenderen aan multimedia, of zelfs gewoon extra verlofdagen.


of

Apply with Indeed onbeschikbaar